Specifičnosti računovodstva v javnem sektorju zahtevajo temeljito razumevanje delovanja javnih zavodov, kar predstavlja izziv za računovodje in zahteva posebno pozornost pri preprečevanju napak.
Računovodstvo v javnih ustanovah ima številne specifičnosti, med katerimi so izstopajoča javna naročila, obvezno poslovanje z e-računi ter nujna certificirana hramba dokumentacije. Tudi obračun plač in evidenčno knjiženje sta bistveno različna, če ju primerjamo z gospodarskimi družbami, pri čemer se pojavlja še mnogo drugih posebnosti.
Za obvladovanje tako širokega področja potrebujejo računovodje veliko znanja, saj so ne nazadnje podvrženi številnim inšpekcijam, ki so pozorne na računovodske napake.
Katere napake se najpogosteje dogajajo?
Najprej poudarimo, da se napake dogajajo vsem računovodjem, tako v zasebnem kot tudi javnem sektorju. Katere napake pa so po izkušnjah zavodov najpogostejše?
Razvrščanje in merjenje prihodkov in odhodkov
Računovodje v javnem sektorju morajo upoštevati Pravilnik o razčlenjevanju in merjenju prihodkov in odhodkov pravnih oseb javnega prava, ki določa kriterije za razvrščanje prihodkov in odhodkov po vrstah in namenih ter načine njihovega merjenja. Ob neupoštevanju teh pravil lahko pride do napačne predstavitve finančnega položaja in uspešnosti organizacije v javnem sektorju.
Napačno razvrščanje dejavnosti
Javni sektor opravlja tako gospodarske kot javne dejavnosti, ki se razlikujejo po namenu, ciljih, načinu financiranja in računovodenja. Gospodarske dejavnosti so tiste, ki se opravljajo na trgu in so namenjene pridobivanju dobička ali pokrivanju stroškov. Javne dejavnosti so tiste, ki se opravljajo v javnem interesu in so namenjene zagotavljanju javnih dobrin ali storitev. Pri evidentiranju gospodarske in javne dejavnosti je treba upoštevati njihovo ločeno obravnavo v računovodskih izkazih.
Napake pri vodenju poslovnih knjig
Računovodje v javnem sektorju morajo voditi poslovne knjige na podlagi Pravilnika o enotnem kontnem načrtu za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava, ki določa enoten kontni načrt za vse organizacije v javnem sektorju. V primeru napak lahko pride do neskladnosti med poslovnimi knjigami in finančnimi izkazi ter do kršitve načela verodostojnosti knjigovodenja.
Tudi pri letnih poročilih prihaja do napak
Računovodje v javnem sektorju morajo sestavljati letna poročila na podlagi Pravilnika o sestavljanju letnih poročil za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava, ki določa oblike, vsebino in roke za predložitev letnih poročil. Napake lahko pripeljejo do napačne ali nepopolne predstavitve finančnih izkazov, poročil o poslovanju, poročil o doseženih ciljih in rezultatih ter drugih sestavin letnih poročil.
Kaj lahko storimo, da napake preprečimo?
Da bi se izognili napakam v računovodstvu, je ključno, da javni zavodi vzpostavijo ustrezne računovodske sisteme, ki temeljijo na jasnih smernicah, pravilih in notranji kontroli. Pomembno je tudi sodelovanje z zunanjimi strokovnjaki, izvajanje rednih revizij in predvsem redno izobraževanje računovodskih kadrov.
Vzpostavitev sistema notranjih kontrol
Ključnega pomena je, da organizacija vzpostavi sistem notranjih kontrol, ki jih izvajajo zaposleni in uprava z namenom zagotavljanja ustreznosti, popolnosti, točnosti in ažurnosti računovodskih podatkov ter preprečevanja napak, zlorab in ne nazadnje prevar.
Računovodenje s pomočjo zakonsko skladne programske rešitve
ERP programska rešitev, ki upošteva vse posebnosti računovodenja javnega sektorja, bistveno zmanjša možnost napak pri sestavljanju številnih poročil in podobnih nalogah. Poleg tega omogoča sledljivost postopkov glede na osebe, datume in aktivnosti znotraj programa
Boljše in bolj poglobljeno znanje
Napake pogosto izhajajo iz pomanjkljivega poznavanja ali razumevanja standardov in pravilnikov za javni sektor. Gre za izredno kompleksno področje, ki ga mora računovodja temeljito poznati, razumeti in pravilno interpretirati. Zahteva celovito razumevanje problematike in delovanja javnih ustanov.
Z namenom, da zmanjšamo število napak in izobrazimo računovodje, smo na Visoki šoli za računovodstvo dodali smer študija Računovodstvo in finance v javnem sektorju, ki je namenjanj računovodjem, ki želijo bolje spoznati in razumeti računovodstvo in finance proračunskih uporabnikov.
