Avtomatizacija poenostavi delo računovodij

Avtomatizacija poenostavi delo računovodij

VŠR -web- bannerji (2)

Računovodje še vedno veliko časa posvetijo ročnemu vnašanju podatkov, opravilu, ki podjetju ne prinaša dodane vrednosti. Naloga poslovodnega računovodje pa je v tem, da poslovodstvu pripravlja koristne informacije, ki so tudi temelj za poslovno odločanje. Prav zato mora računavodja biti sposoben kritične presoje dogajanja v organizaciji in znati direktorju ali lastniku podati prave in pravočasne informacije.

Hitrost pri odločanju je vedno bolj pomembna, saj se le tako lahko podjetje prilagaja spremembam na trgu. In ažurni podatki so pogoj za učinkovito svetovanje na področju davkov, poslovnih odločitev (in investicij) ipd. Bolj kot so podatki urejeni, pregledni in dostopni, večja je njihova vrednost.

Vsa opravila mora opraviti znotraj svojega delovnega časa. Prav zato je nujno, da posamezne naloge prepusti avtomatizacijam, ki so že vgrajene v posamezne računovodske programe, da lahko več časa razporedi svetovanju in manj ročnemu vnašanju dokumentacije,

“Bistvo avtomatizacije ni tehnologija, ampak koristi, ki jih ta prinese servisu, računovodji in strankam.”

Avtomatizacija premika vložek iz ročnega dela in obdelave podatkov proti vse bolj poudarjeni in iskani svetovalni vlogi.  Ključ je torej v avtomatizaciji opravil, ki jemljejo veliko (preveč) časa. Končni rezultat bo še vedno enak, a brez ročnega dela. To pomeni, da lahko ta čas uporabite za druge (bolj pomembne) aktivnosti – ali pa za oddih. Področje, kje zares začeti z avtomatizacijo, je seveda odvisno od specifične situacije.
 

Najpogosteje pa so cilji pri tem:

  • sprostiti čas zaposlenih,
  • odpraviti delo, ki je ponavljajoče, stresno ali na drug način demotivira zaposlene,
  • omogočanje rasti servisa, ker lahko preko optimizacije sprejme več strank (običajno se že v prvi fazi avtomatizacije sprosti vsaj 30 % kapacitet),
  • pomoč strankam, saj digitalizacija tudi njim pomaga pri prilagodljivosti in učinkovitosti.

Razmislite torej, za katera opravila porabite največ časa. Med kandidati so verjetno ročni vnos podatkov v računovodski program, sestanki, svetovanje, terjanje, opominjanje za dostavo dokumentacije ipd.

Katere računovodske procese je možno avtomatizirati?

Marsikaj lahko naredite pri:

Pri vsem tem je pomembno, da se lahko na tehnologijo zanesete. Če ji namreč ne zaupate in vsak proces tudi ročno preverjate, s tem izničujete koristi in avtomatizacija bo prinesla bistveno manj prihrankov.

Avtomatizacija torej:

  • zmanjša čas in stroške ročnega vnašanja podatkov,
  • odpravi potrebo po neprijetnih in ponavljajočih opravilih, kot sta opominjanje na dostavo dokumentacijo in terjanje zapadlih računov,
  • odpravi možnost človeških napak in samodejno ustreza vsem računovodskim standardom in drugim zakonom oz. priporočilom (npr. GDPR),
  • zmanjša porabo papirja (kar ima stroškovni in naravovarstveni vidik) in
  • ustvarja pogoje za delo z več strankami.

Računovodja, ki ima znanje in čas, lahko koristi podjetju. Če je preveč usmerjen zgolj v knjiženje dokumentov, vidi le posamezna drevesa in nima pregleda nad gozdom. Smiselno je, da tako računovodje, kot tudi direktorji stremije k uporabi modernih računovodskih programov.

Avtor: Pronet Kranj

Scroll to Top